E-Mailarchivierung

In einem E-Mailarchiv werden alle E-Mails, die Sie empfangen oder senden vollautomatisch abgelegt. Selbst wenn Sie Ihre Mails aus dem Postfach löschen, bleiben sie im Archiv dauerhaft gespeichert.

Damit erfüllen Sie nicht nur Ihre geschäftlichen Pflichten nach der GoBD, die dies verlangt, sondern haben darüber hinaus einige Vorteile bei der Arbeit mit E-Mails.

Nach der GoBD sind Sie als Firma verpflichtet, Ihre E-Mails und die Anhänge dauerhaft und unveränderbar zu archivieren. Dies ist im normalen E-Mailpostfach nicht gewährleistet und wird behördlich auch nicht anerkannt. Sie benötigen also schon deshalb eine Archivierung Ihrer Mails. Dies könnten Sie natürlich in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) versuchen zu erledigen. Da dies aber in der Regel sehr viel manueller Aufwand ist, haben sich spezielle E-Mailarchive durchgesetzt.

Das Archivieren geschieht vollautomatisch. Sie schreiben wie gewohnt Ihre Mails bzw. empfangen diese wie gewohnt in Ihrem E-Mailprogramm. Im Hintergrund speichert das Archiv jede E-Mail inklusive eventuell vorhandener Anhänge ab. Sie haben also keinen zusätzlichen Arbeitsaufwand.

Es können keine Mails mehr "verschwinden". Denn um eine E-Mail aus dem Archiv zu löschen, wird das Vieraugen-Prinzip angewendet. Um eine Mail aus dem Archiv löschen zu können, müssen zwei Personen unabhängig voneinander zustimmen. Anschließend ist die Mail zwar gelöscht, es wird aber weiterhin ein Eintrag gehührt, wann und durch welche Personen die Löschung durchgeführt wurde. So ist die Rechtssicherheit garantiert.

Die archivierten Mails und ihre Anhänge können nicht mehr verändert werden. Es liegt also immer das Original vor.

Die guten Archivprogramme haben eine hervorragende Suchfunktion, mit der Mails jederzeit anhand verschiedenster Kriterien im Archiv gefunden werden können. Gegen diese Suchfunktionen ist die Suche in den Mailprogrammen sehr schwach. Die Archiv-Suchfunktionen erlauben es sogar Mails anhand von Begriffen im Anhang zu finden; nicht nur im eigentlichen Mailtext.

Die meisten E-Mailanbieter haben den Speicherplatz in den Postfächern begrenzt. Zum Teil sogar sehr stark. Mussten Sie schon E-Mails aus den Postfächern löschen um wieder Mails empfangen zu können? Wenn ja, wissen Sie, dass dann das Problem ist, dass diese Mails weg sind. Mit einem Archiv können Sie jederzeit im Postfach "aufräumen". Die Mails stehen trotzdem noch zur Verfügung.

Viele Anbieter von E-Mailpotfächern bieten auch eine GoBD-konforme Archivierung an. Hier ergeben sich aber in der Regel mehrere Probleme:

Sie mieten das Archiv mit einem begrenzten Speicher. Hier werden monatliche oder jährliche Gebühren fällig. Und der Speicherplatz im Archiv ist in der Regel stark begrenzt, so dass Sie regelmäßig Platz nachkaufen müssen, was Ihre Kosten laufend treibt. Denn der Sinn eines solchen Archivs ist es natürlich zu wachsen.

Sie können aber ein solches Archiv auch selbst bei sich in der Firma betreiben. So liegt das Archiv zum einen in Ihrem Verantwortungsbereich und der Platz ist nur durch Ihre Festplatten/SSD-Größe beschränkt. So sind und bleiben die laufenden Kosten selbst bei mehreren Adressen und Benutzern überschaubar.

Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne zu Kosten und Aufwand. Am besten vereinbaren Sie einen Beratungstermin über unsere Kontaktmöglichkeiten mit uns.